Wat doet een boedelnotaris?

Wanneer iemand overlijdt, moet de nalatenschap worden afgewikkeld. Dat betekent: uitzoeken wat er aan bezittingen en schulden is, bepalen wie de erfgenamen zijn, en uiteindelijk alles verdelen. Een boedelnotaris is de notaris die u daarbij begeleidt. Het is geen apart beroep of speciale titel. Elke notaris kan deze rol op zich nemen wanneer erfgenamen hulp nodig hebben bij het afhandelen van een erfenis.

In dit artikel leest u wat een boedelnotaris precies doet, wanneer u er een nodig heeft, hoe u er een kiest en wat het kost.

Wat is een boedelnotaris precies?

Een boedelnotaris is een notaris die de erfgenamen adviseert en ondersteunt bij de afwikkeling van een nalatenschap. De Koninklijke Notariele Beroepsorganisatie omschrijft de boedelnotaris als een notaris die met de erfgenamen bespreekt welke werkzaamheden hij of zij zal verrichten. De boedelnotaris treedt op als onpartijdige deskundige. Dat betekent dat hij of zij niet de belangen van een individuele erfgenaam behartigt, maar het proces voor alle betrokkenen in goede banen leidt.

De boedelnotaris is iets anders dan een notaris die alleen een verklaring van erfrecht opstelt. Een boedelnotaris pakt vaak het hele traject op, van de eerste inventarisatie tot en met de uiteindelijke verdeling. Hoe uitgebreid de rol is, hangt af van wat u samen met de notaris afspreekt.

Wanneer heeft u een boedelnotaris nodig?

Het inschakelen van een boedelnotaris is niet altijd verplicht, maar er zijn situaties waarin u er niet omheen kunt. U heeft een notaris nodig als:

• Er een verklaring van erfrecht moet worden opgesteld. Alleen een notaris mag deze akte opmaken.
• Er een woning of ander onroerend goed in de nalatenschap zit. De overdracht daarvan vereist een notariele akte die wordt ingeschreven bij het Kadaster.
• De erfenis beneficiair is aanvaard en er een formele vereffening moet plaatsvinden.
• De erfgenamen het onderling niet eens worden over de verdeling.
• Er sprake is van een complexe situatie, bijvoorbeeld door een onderneming in de nalatenschap, buitenlands vermogen of een samengesteld gezin.

Ook als geen van deze situaties op u van toepassing is, kan het verstandig zijn om toch een boedelnotaris in te schakelen. Een nalatenschap afwikkelen brengt juridische en fiscale gevolgen met zich mee die u zelf misschien niet direct overziet. Een fout in de verdeling of bij de aangifte erfbelasting kan later duur uitpakken.

Welke taken heeft een boedelnotaris?

Welke werkzaamheden de boedelnotaris verricht, spreekt u samen af. De meest voorkomende taken zijn de volgende.

Het opstellen van de verklaring van erfrecht

Een van de eerste stappen is het vaststellen wie de erfgenamen zijn. De boedelnotaris raadpleegt daarvoor het Centraal Testamentenregister en de Basisregistratie Personen. Op basis van dat onderzoek stelt de notaris de verklaring van erfrecht op. Dit is het officiele document waarmee u bij banken, verzekeraars en andere instanties kunt aantonen dat u erfgenaam bent en bevoegd bent om de nalatenschap af te handelen.

Het opstellen van een boedelbeschrijving

De boedelnotaris brengt alle bezittingen en schulden van de overledene in kaart. Denk aan banktegoeden, beleggingen, onroerend goed en inboedel, maar ook aan hypotheekschulden, persoonlijke leningen en openstaande belastingaanslagen. Het resultaat is de boedelbeschrijving: een volledig overzicht van wat de nalatenschap omvat. Op basis van dit overzicht weten de erfgenamen wat er te verdelen valt en kunnen zij een weloverwogen keuze maken over het aanvaarden of verwerpen van de erfenis.

Het begeleiden van de verdeling

Als alle schulden zijn betaald en alle bezittingen zijn geinventariseerd, moet er verdeeld worden. De boedelnotaris helpt de erfgenamen om afspraken te maken over wie wat krijgt. Hij of zij kan voorstellen doen, de juridische gevolgen van verschillende verdelingen uitleggen en uiteindelijk de akte van verdeling opstellen. Dat is een notariele akte waarin de erfgenamen formeel vastleggen hoe de nalatenschap wordt verdeeld. Bij onroerend goed is zo'n akte wettelijk verplicht.

Het verzorgen van de aangifte erfbelasting

Veel boedelnotarissen bieden aan om ook de aangifte erfbelasting te verzorgen. De notaris weet welke vrijstellingen van toepassing zijn, hoe de waarde van bezittingen moet worden bepaald en welke schulden aftrekbaar zijn. Dat kan u niet alleen tijd besparen, maar ook geld, omdat een correct ingevulde aangifte voorkomt dat u te veel betaalt.

Wie kiest de boedelnotaris?

De erfgenamen kiezen samen welke notaris als boedelnotaris optreedt. Is er een executeur benoemd in het testament, dan mag de executeur deze keuze maken. U bent vrij om elke notaris in Nederland te kiezen. U bent dus niet gebonden aan de notaris die het testament heeft opgemaakt of aan een notaris in de woonplaats van de overledene.

Het is verstandig om een notaris te kiezen die regelmatig nalatenschappen afwikkelt. Niet elke notaris houdt zich dagelijks bezig met erfrecht. Bij complexere situaties, zoals een nalatenschap met een onderneming of met erfgenamen die in het buitenland wonen, kan specialistische ervaring veel verschil maken.

Wat is het verschil tussen een boedelnotaris en een executeur?

Dit is een veelgestelde vraag, en het onderscheid is belangrijk. Een executeur is iemand die door de overledene in het testament is aangewezen om de nalatenschap af te wikkelen. De executeur heeft een wettelijke taak: hij of zij beheert de nalatenschap, betaalt de schulden en zorgt ervoor dat de erfgenamen krijgen waar zij recht op hebben.

De boedelnotaris is een externe deskundige die de erfgenamen of de executeur ondersteunt en adviseert. De executeur beslist, de boedelnotaris begeleidt en legt vast. In de praktijk werken zij vaak nauw samen. De executeur geeft aan wat er moet gebeuren en de boedelnotaris zorgt voor de juridische uitwerking en de benodigde akten.

Als er geen executeur is benoemd, moeten de erfgenamen gezamenlijk de nalatenschap afwikkelen. In dat geval neemt de boedelnotaris vaak een meer sturende rol aan, omdat er geen enkele persoon is die de regie voert.

Wat kost een boedelnotaris?

De kosten van een boedelnotaris zijn niet wettelijk vastgelegd. Sinds 1999 gelden er vrije tarieven voor notarissen, wat betekent dat elke notaris zelf de prijzen bepaalt. Het is daarom verstandig om vooraf een duidelijke offerte te vragen en eventueel tarieven te vergelijken.

Wat u betaalt, hangt af van de werkzaamheden die de notaris verricht. Voor alleen een verklaring van erfrecht liggen de kosten doorgaans tussen enkele honderden euro's. Bij een volledige begeleiding van de afwikkeling, inclusief boedelbeschrijving, verdeling en aangifte erfbelasting, kunnen de kosten oplopen tot enkele duizenden euro's. De notaris werkt meestal met een uurtarief of met vaste prijzen per onderdeel.

De kosten van de boedelnotaris komen ten laste van de nalatenschap. Ze worden betaald uit het vermogen van de overledene, voordat de erfgenamen hun deel ontvangen. Alle erfgenamen dragen dus naar verhouding bij aan deze kosten.

Heeft u alleen een verklaring van erfrecht nodig en is de situatie relatief overzichtelijk? Dan kunt u dit ook online aanvragen via ErfrechtAkte, tegen een vast en transparant tarief. Het volledige traject verloopt digitaal, zonder dat u naar de notaris hoeft.

Heeft u altijd een boedelnotaris nodig?

Nee, niet in alle gevallen. Bij een eenvoudige nalatenschap, met beperkte bezittingen, geen onroerend goed en erfgenamen die het onderling eens zijn, kunt u veel zelf regelen. Wat u dan wel nodig heeft, is een verklaring van erfrecht. Die is bij vrijwel elke nalatenschap onmisbaar, omdat banken en andere instanties dit document vragen voordat zij meewerken.

Maar zodra de situatie ingewikkelder wordt, is het risico op fouten of conflicten groter. Een boedelnotaris biedt dan de zekerheid dat alles juridisch correct verloopt en dat alle erfgenamen eerlijk worden behandeld. Dat kan uiteindelijk veel gedoe, kosten en familieconflicten voorkomen.

Dit artikel bevat algemene informatie over de rol van een boedelnotaris en is geen vervanging voor persoonlijk juridisch advies. Raadpleeg altijd een notaris voor advies over uw specifieke situatie.