Welke documenten heeft u nodig voor het afwikkelen van een nalatenschap?

Na het overlijden van een dierbare komt er veel op u af. Naast het verdriet moet u ook allerlei praktische zaken regelen. Een van de eerste vragen die daarbij opkomt: welke documenten heb ik eigenlijk nodig? In dit artikel vindt u een helder overzicht van de belangrijkste documenten, zodat u weet wat u moet verzamelen en waar u terechtkunt.

De overlijdensakte als startpunt

Alles begint met de overlijdensakte. Dit is het officiële document waarmee u aantoont dat iemand is overleden. De gemeente waar het overlijden heeft plaatsgevonden, stelt deze akte op. In de meeste gevallen regelt de uitvaartondernemer dit voor u, maar u kunt de akte ook zelf aanvragen. Vraag meteen een aantal extra exemplaren op, want banken, verzekeraars en andere instanties vragen er bijna allemaal om.

Testament en verklaring van erfrecht

U kunt als particulier kosteloos bij het Centraal Testamentenregister navragen of een overledene een Nederlands testament heeft en welke notaris het bewaart. Een digitale aanvraag is mogelijk als u aan de voorwaarden voldoet. Anders kunt u een aanvraag per e-mail of post doen. Het register verstrekt geen testamentinhoud. Een notaris kan de inhoud aan direct belanghebbenden toelichten.

In een verklaring van erfrecht legt de notaris vast wie erfgenamen zijn en wie mag handelen. Een verklaring van erfrecht is niet in iedere situatie nodig. Vraag eerst aan de bank, verzekeraar of andere organisatie welke documenten zij nodig heeft. De notaris onderzoekt wie erfgenamen zijn en wie namens de nalatenschap mag handelen.

Persoonlijke documenten van de overledene

Voor de notaris en voor de aangifte erfbelasting heeft u een aantal persoonlijke documenten nodig. Denk aan:

• Een kopie van het identiteitsbewijs van de overledene (paspoort of identiteitskaart)
• Het trouwboekje of bewijs van geregistreerd partnerschap, als de overledene gehuwd was
• Eventuele huwelijkse voorwaarden of partnerschapsvoorwaarden
• Een echtscheidingsconvenant, als de overledene gescheiden was

Als u bepaalde documenten niet kunt vinden, hoeft u zich geen zorgen te maken. De notaris kan veel gegevens verifiëren via de basisregistratie personen (BRP) van de gemeente.

Financiële documenten

Om de nalatenschap goed af te wikkelen, moet u de bezittingen en schulden van de overledene in kaart brengen. Dat is ook nodig voor de aangifte erfbelasting. De volgende documenten zijn daarbij belangrijk:

• Bankafschriften met de saldi op de datum van overlijden
• Overzichten van spaarrekeningen en beleggingen
• Verzekeringspolissen, zoals een levensverzekering of uitvaartverzekering
• Pensioengegevens (u kunt dit controleren via mijnpensioenoverzicht.nl)
• Een overzicht van openstaande schulden en leningen
• Hypotheekgegevens, als de overledene een eigen woning had

Het is verstandig om ook bij het Bureau Krediet Registratie (BKR) na te vragen of er geregistreerde leningen zijn. Zo voorkomt u dat u voor verrassingen komt te staan.

Bij een digitale aanvraag via ErfrechtAkte vult u de bezittingen en schulden stap voor stap in. Het netto saldo wordt automatisch berekend, zodat alle erfgenamen op basis van dezelfde informatie hun keuze kunnen maken over het aanvaarden of verwerpen van de erfenis.

Documenten bij een eigen woning

Bezat de overledene een koopwoning of ander onroerend goed? Dan heeft u aanvullende documenten nodig:

• De WOZ-beschikking van het jaar van overlijden (op te zoeken via het WOZ-waardeloket)
• De eigendomsakte, ook wel leveringsakte genoemd
• De hypotheekakte en een overzicht van de resterende hypotheekschuld

De WOZ-waarde op de overlijdensdatum is bepalend voor de erfbelasting. Wanneer een woning vererft, moet de verklaring van erfrecht worden ingeschreven bij het Kadaster. Pas daarna staan de erfgenamen officieel als eigenaar geregistreerd.

Hoe pakt u het aan?

Het verzamelen van al deze documenten kan overweldigend voelen, zeker in een periode van rouw. Het helpt om stap voor stap te werk te gaan. Begin met de overlijdensakte en het testament. Dit zijn de twee documenten waarmee u de meeste andere zaken in gang kunt zetten.

Maak een overzicht, fysiek of digitaal, waarin u per categorie bijhoudt welke documenten u al heeft en welke u nog moet opvragen. Houd er rekening mee dat sommige documenten tijd kosten. Bankafschriften en verzekeringsoverzichten zijn soms pas na een paar weken beschikbaar. Begin daarom zo vroeg mogelijk, zodat de afwikkeling niet onnodig vertraging oploopt.

Wanneer u een verklaring van erfrecht nodig heeft, kunt u deze via ErfrechtAkte eenvoudig online aanvragen. U doorloopt een heldere vragenlijst, de notaris controleert alles en stelt de verklaring op.

De informatie in dit artikel is algemeen van aard en geen vervanging voor persoonlijk juridisch of notarieel advies. Neem voor uw specifieke situatie contact op met een notaris.