De toekomst van de verklaring van erfrecht

Het notariaat digitaliseert in hoog tempo. Waar u vroeger voor elke handtekening naar het notariskantoor moest, kunt u steeds meer zaken online regelen. Ook de verklaring van erfrecht ontsnapt niet aan deze ontwikkeling. In dit artikel leest u wat er verandert, wat er al kan en wat u in de komende jaren mag verwachten.

Waarom verandert het notariaat?

Na het overlijden van een dierbare moet er veel geregeld worden, vaak in een periode waarin u daar het minst energie voor heeft. Bankrekeningen worden geblokkeerd, verzekeraars vragen om documenten en de nalatenschap moet worden afgehandeld. Dat vergt tijd, papierwerk en meerdere bezoeken aan het notariskantoor. Al jaren klinkt de roep om dit proces eenvoudiger te maken.

De Koninklijke Notariele Beroepsorganisatie (KNB) werkt aan een strategische agenda waarin digitalisering een centrale rol speelt. Het doel is duidelijk: notariele dienstverlening toegankelijker, sneller en transparanter maken. Tegelijkertijd dringt de politiek aan op versnelling. In de Tweede Kamer is meermaals gevraagd om het juridisch mogelijk te maken dat meer notariele akten digitaal tot stand komen.

Wat kan er nu al digitaal?

De verklaring van erfrecht is een van de notariele documenten waarbij digitalisering al ver gevorderd is. Bij een traditionele aanvraag verzamelt de notaris gegevens via gesprekken op kantoor, schrijft alle erfgenamen aan en wacht op reacties per post. Dat kost al snel weken.

Bij een digitale aanvraag, zoals via ErfrechtAkte, verloopt het hele traject online. U vult de gegevens van de overledene en de erfgenamen in via een beveiligde omgeving. Alle erfgenamen worden vervolgens per e-mail uitgenodigd om hun eigen gegevens te controleren en hun keuze te maken: zuiver aanvaarden, beneficiair aanvaarden of verwerpen. De identificatie van elke erfgenaam verloopt via iDIN, een veilige methode waarbij u zich identificeert via uw eigen Nederlandse bank. Een fysiek bezoek aan de notaris is daarmee niet meer nodig.

Digitale identificatie: veilig en erkend

Een belangrijke voorwaarde voor digitale notariele diensten is betrouwbare identificatie op afstand. De KNB heeft hiervoor een digitale identificatieomgeving ontwikkeld. Notarissen kunnen clienten op afstand identificeren via het uitlezen van een identiteitsdocument met een smartphone, of via een erkende eIDAS-app.

Voor de verklaring van erfrecht is iDIN de meest gebruikte digitale identificatiemethode. U logt in via uw eigen bank, vergelijkbaar met hoe u internetbankiert. De bank bevestigt uw identiteit aan de notaris, zonder dat er gevoelige gegevens worden gedeeld. Dit is een snelle en laagdrempelige manier om u te identificeren, die bovendien voldoet aan de wettelijke eisen.

De boedel online in kaart brengen

Bij het opstellen van een verklaring van erfrecht moet het saldo van de nalatenschap worden vastgesteld. Dat betekent: alle bezittingen en schulden overzichtelijk in kaart brengen. Traditioneel gebeurt dit via formulieren, kopietjes en gesprekken op kantoor.

Bij een digitale aanvraag vult u de bezittingen en schulden zelf in via een online formulier. Het netto saldo wordt automatisch berekend en vastgelegd voordat de erfgenamen hun aanvaardingskeuze maken. Zo beslist iedereen op basis van dezelfde, actuele informatie. Dat voorkomt discussie achteraf en maakt het proces voor alle betrokkenen overzichtelijker.

Wat brengt de toekomst?

De ontwikkelingen staan niet stil. Er wordt gewerkt aan wetgeving die het mogelijk maakt om meer soorten notariele akten volledig digitaal op te stellen. Nu is dat al mogelijk voor de oprichting van een besloten vennootschap. De verwachting is dat dit stap voor stap wordt uitgebreid naar andere akten.

Daarnaast wordt kunstmatige intelligentie steeds vaker ingezet bij het controleren van documenten en het signaleren van bijzonderheden in een dossier. Denk aan het automatisch herkennen van een complex testament, het signaleren van ontbrekende gegevens of het controleren van kadastrale informatie. Dit versnelt het werk van de notaris en verkleint de kans op fouten.

Ook de samenwerking tussen notarissen, banken en overheidsinstanties wordt steeds meer digitaal. Het Centraal Testamentenregister, het Kadaster en de Basisregistratie Personen zijn al digitaal raadpleegbaar voor notarissen. In de toekomst zal deze informatie-uitwisseling nog verder gestroomlijnd worden, waardoor de doorlooptijd van een verklaring van erfrecht verder kan afnemen.

Wat betekent dit voor u?

Als u te maken krijgt met het overlijden van een naaste, wilt u zo min mogelijk gedoe met administratie. De digitalisering van het notariaat maakt het steeds eenvoudiger om de benodigde zaken vanuit huis te regelen, op een moment dat het u uitkomt. U hoeft geen vrij te nemen van uw werk, geen afspraak in te plannen op kantoor en geen stapels documenten per post te versturen.

Wanneer u een verklaring van erfrecht nodig heeft, kunt u dit al volledig digitaal regelen. Via ErfrechtAkte doorloopt u het hele traject online, van het invullen van de gegevens tot de identificatie en de ondertekening door alle erfgenamen. De notaris stelt vervolgens de verklaring op en u ontvangt deze per e-mail. Heeft u hier behoefte aan? Dan kunt u direct online een aanvraag starten.

Dit artikel is geschreven voor algemene informatiedoeleinden en is geen vervanging voor professioneel juridisch advies. Voor uw persoonlijke situatie kunt u het beste contact opnemen met een notaris.